Ayer, día 23, cerrábamos esta primera Semana del Deporte Antiguo de Lugo, con las jornadas de participación, para que todos aquellos que quisiesen pudiesen probar las distintas disciplinas mostradas desde el día trece. Terminaba así también el primer evento en el que Lucius se cargó con tanto trabajo. Este post no pretende ser una crónica al uso, como vengo haciendo con todos los eventos hasta la fecha, si no una suerte de diario de como es la gestión de un evento desde dentro, los aprendizajes que me llevo y que ojalá hubiera sabido de antes de empezar(por si a alguien le pudieran servir), aunque supongo que esta es la única manera de aprender y evolucionar, y una suerte de «portal de transparencia» para aquellos más críticos (no en el sentido de aportar, si no más bien de destruir) que piensan que somos «uno más a chupar del bote», que también los hay.

Este evento nace ya a principios de año fruto de la confluencia de varios proyectos, ideas, motivaciones y personas, que os relato a continuación: Como sabéis quienes nos seguís un poco, todos los miembros del grupo llevamos muchos años centrados en la gladiatura, y había un evento que valorábamos y echábamos mucho de menos y queríamos recuperar: el entrenamiento nacional de gladiatura. Era algo que teníamos en mente para este año si no lo hacía antes otro grupo (ya que siempre se fue rotando la sede anualmente, y Lugo sería por segunda vez sede después de que Caetra, asociación a la que pertenecía por aquel entonces, lo organizase en 2019). A principios de año también comenzamos con el proyecto Agón Divulgación, rama paralela de Lucius para el deporte antiguo. La primera prueba de fuego de este proyecto fue realizar los juegos píticos de Lugo en Arde Lucus, y queríamos también dar a conocer los valores del deporte clásico griego así como mostrar las distintas disciplinas que lo componían. También queríamos dar la oportunidad de hablar y ser escuchados a distintos ponentes recreadores sobre puntos sobre los que mejorar el trabajo dentro del mundo de la recreación.  Otra de las ideas principales que determinaron la fecha del evento, fue el estreno de Gladiator II, para llamar la atención del público general y dar a conocer todos estos proyectos a más gente que pudiera estar interesada. Y todo ello con la intención ya no solo de dar a conocer el deporte antiguo en si, si no de asentarlo en Lugo y abrirlo a la participación de cara al Arde Lucus y comenzar un relevo generacional, que falta nos hace, a través de un proyecto que empieza ahora, pero que tiene la intención de autogestionarse e implicar a la ciudad en un plazo de 5 años, siguiendo el maravilloso ejemplo del Circo de Astorga (en cuanto a participación e implicación de la ciudad se refiere).

Esto en cuando a proyectos, ideas y motivaciones. En cuanto a personas, tengo la suerte de conocer a grandes apasionados por el deporte y las distintas luchas de la antigüedad, a las que menciono ya una a una en este artículo y no quiero ser repetitivo, pero si quiero mencionar especialmente a un pequeño grupo, el que se encargó de la organización y la gestión del evento. Es una suerte cruzar caminos con alguien tan comprometido con el deporte como Jorge Bustos, que junto a María José y su capacidad de trabajo, organizaron algo muy complejo de forma muy fácil para los que teníamos que gestionar luego las actividades. Dentro de mi propio equipo, el de Lucius y Agón, a nivel de organización, tengo la suerte de contar como «lugarteniente» (como bromeamos internamente) a Adrián Mirón, que a nivel de gestión y liderazgo (más cuando está a punto de ser papá) ha sido todo un ejemplo de apoyo continuo. Estas tres cabezas, junto a la mía propia, son las que han materializado, o comenzado a materializar todas las ideas del párrafo anterior.

Como evaluación general, personalmente estoy muy contento con el resultado final y la participación. Casi 60 personas han disfrutado de las jornadas, como participantes o público. Teniendo en cuenta que debido a problemas de última hora los atletas participantes se redujeron casi a la mitad (algunos eran de Valencia, ausencia más que justificada, alguna lesión la semana propia del evento que descartó a participantes, o reveses laborales que impedían estar libre el día de la competición, fueron algunos de los motivos), lo considero un éxito. No obstante, como dije al principio, el objetivo del post es otro, así que vamos a los aprendizajes y las cosas que podían haber salido mejor.

La publicidad: es cierto que encargamos cartelería, movimos redes sociales, dejamos trípticos en gimnasios, universidades y otros puntos de público objetivo de nuestros intereses, así como entrevistas y reportajes en prensa escrita (nacional y local) y radio pero…podíamos haber hecho más.  Parte del público así nos lo hizo saber, y tomamos nota para siguientes ediciones. En este apartado en concreto, también quiero destacar el trabajo y la generosidad de Sauco, encargado de prensa del concello que estuvo echándonos una mano de forma constante para paliar nuestra inexperiencia en el tema.

Quiero aprovechar aquí también dejar un aviso a navegantes, a gente que pueda organizar eventos en un futuro, sobre los retos a los que nos hemos enfrentado con la prensa. Mi aprendizaje aquí es que es un mundo de blancos y negros, no hay mucho gris. A que me refiero con esto, a que hay grandísimos profesionales que se dedican a preguntar y dar difusión a la respuesta, con interés en promover una actividad tal cual los que la llevan a cabo narran ( el equipo de Radio Ser y Onda Cero Lugo, el Progreso de Lugo, o Lorena García de la Voz, equipos y personas con los que traté directamente y son ejemplo de la profesionalidad de la que hablo), pero también hay otros periodistas que lo único que buscan es la máxima repercusión para ellos (no daré nombres en este caso) a costa del trabajo de otros, incluso intentando ridiculizar el esfuerzo que se hace para sacar, desinteresadamente, algo como la I Semana Nacional del Deporte Antiguo adelante. Tened claro que esto os va a pasar con algunos medios. El aprendizaje que me llevo y del que os aviso: preguntad siempre en que van a consistir las entrevistas o reportajes, dejad claro lo que haréis y lo que no, y no accedáis a las peticiones de hacer el ridículo por mucha audiencia que tengan. La cuota de audiencia que tienen, a veces es un «regalo» envenenado.

La gestión del tiempo: Una cosa es lo que uno se imagina en la cabeza que hará y el tiempo que llevará, y otra «el directo». En mi caso, la gestión del tiempo fue fatídica, sobretodo para las conferencias. El aprendizaje que me llevo es el siguiente: a menos que ya conozcamos al ponente y su forma de funcionar, pedir por anticipado la conferencia por escrito, para haceros una idea de lo que puede llevar, y ser realistas con la estimación. Si va haber ronda de preguntas o no, si hay una firma de libros asociada o no, también es algo importante a tener en cuenta. En mi caso, había ambas, y mi cabeza dijo «15 minutos serán suficientes», y la ronda de preguntas acabó superando a la conferencia en tiempo. Algunos igual os diréis cual es el problema, si una actividad genera tanto interés, pues se deja tiempo de preguntas y ya…bueno, el problema es el horario del lugar donde se hace la presentación. NUNCA ajustéis vuestro horario teórico al horario de cierre del local donde se hace, dejad márgenes. Es algo que yo no hice y que me llevo de aprendizaje. Buscad sitios que cierren tarde, o adelantad las ponencias/actividades.

Por otro lado, también os diré, que a veces hay que imponerse cortando, dirigiendo, o dando paso a las actividades cuando hay varias en un espacio de tiempo. Es eso, o asumir que vas a tener que cancelar las últimas por falta de tiempo. Sea cual sea, contad con que vais tener que hacer esa decisión. y quizá dejad las actividades que penséis que pueden tener menos acogida para el final. Puede ser que no acertéis, pero al menos, llevad eso pensado para por lo menos, intentarlo. A veces cuesta, por que se siente uno el malo de la película, pero es el precio de gestionar la actividad.

Ubicaciones: Cuando nos planteamos las actividades que desde la organización se propusieron, teníamos claros los espacios que necesitábamos, y todos los escogidos cumplían sobradamente. Eran idóneos. Pero se nos escapó una variante de la ecuación: la ubicación. Las personas interesadas y apasionadas del tema les suele dar igual la ubicación, pero aquellas que pueden estar medianamente interesadas, los curiosos y el público casual, que era nuestro objetivo principal, si que tienen en cuenta esta ubicación. Por que si hay que usar coche, o ir andando bajo la lluvia de un extremo a otro, es fácil que descarten la idea, y así nos lo hicieron llegar algunos de los asistentes y gente por redes sociales. Un mensaje que nos llegó varias veces fue » iba a ir, pero con esta lluvia y estando tan lejos, al final me quedé en casa». Un error de la inexperiencia que nos queda para otras ocasiones como un aprendizaje muy valioso.

El tiempo: es cierto que es una variante que es imposible de controlar, pero si podemos preverlo con un poco de antelación y tenerlo en cuenta a la hora de diseñar las actividades. Como digo en el apartado anterior, el tiempo (y la ubicación) influyó en la asistencia, y como  digo en el apartado siguiente, también influyó en la capacidad de aforo.

El aforo: otra cosa que no tuvimos en cuenta fue el aforo. Por suerte encontramos soluciones de última hora (porque el tiempo nos respetó en actividades concretas que nos quedamos sin aforo, y pudimos pasar algunas actividades al exterior ajardinado de alguno de los recintos) , pero lo cierto es que el sitio nos quedó bastante ajustado. La frase «hasta completar aforo» en las actividades, es más importante de lo que parece, así como buscar espacios donde entre más personal del que estimamos, por que las estimaciones son un ser mitológico que rara vez se ve. Nota que nos queda para futuras ocasiones.

El valor del trabajo y la honestidad en las comunicaciones: gestionar actividades (nuestra parte) y organizar un evento (la parte que asumió el concello de Lugo) por mucho que se haga sin ánimo de lucro, no deja de ser un trabajo muy grande, y como tal hay que valorarlo. No dejéis cosas para última hora, ni trabajéis a un mes vista (no llega). Tampoco trabajéis con relajo por que «aún queda mucho tiempo» en ese sentido, el famoso refrán de no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy, llevadlo a raja tabla. Delegad y repartid, es el mejor consejo que os puedo dar en este sentido, aprendido de la experiencia personal (soy una persona que le cuesta horrores delegar), pero también exigid compromiso, no puedes hacer depender una actividad de personas no comprometidas o del trabajo de última hora. Nunca (a menos que quieras fracasar, vaya).

Ser honesto en las comunicaciones es algo que también suele costar, pero de mis errores he aprendido en este sentido. Solemos (y me incluyo) querer quedar bien, y vender las cosas mejor de lo que son o de lo que las vemos para conseguir la colaboración deseada: es una crónica de una muerte anunciada. Hay que tener el valor de nuestro trabajo claro, y el fin y el objetivo del mismo bien definido y plantearlo tal y como es. Sin miedo al rechazo y con unos límites claros. Si tiene que salir, saldrá, pero que salga como nosotros queremos, no un sucedáneo modificado que es de todo, menos lo que queríamos. Al mismo tiempo, hay que asumir que nos van a dar la realidad de como otros lo ven. Las comunicaciones honestas y directas, suelen tener de vuelta lo mismo. A partir de ahí se pueden negociar cosas, pero siempre hay que tener unas líneas rojas, antes incluso de plantear la idea. La idea es la colaboración, no la exigencia.

En cuanto a las cuentas: aseguraros de que las hacéis bien. Cuando se trabaja sin ánimo de lucro, ajustar mucho los presupuestos suele acabar en poner del bolsillo. Mi experiencia en este sentido, me dice que es mucho más fácil para todos, pedir cosas que dinero. Es mucho más fácil pedir alojamiento que dinero para alojarse, al igual que pedir comida que dinero para comer. No obstante, también la experiencia me ha dado un aprendizaje muy valioso en este sentido: es un arma de doble filo. Habrá lugares donde querrán que estés bien, y lugares donde querrán ahorrar lo máximo posible. Las primeras veces siempre son «experimentales» y a partir de ahí, en función al trato recibido, decidid. Si os mandan a un sitio sin apenas servicios a 20 km del lugar del evento, quizá compense pedir dinero para alojarse en lugar de alojamiento. Si te dan un lugar digno, cerca del evento, siempre compensará el que te den alojamiento. Menos quebraderos de cabeza, más fácil para todos, y suele establecer relaciones más duraderas, por que las negociaciones siempre son mucho más amables. Como todo, siempre dependerá del contexto.

Para aquellos que puedan preguntarse aquello de cuanto «mamamos del bote», diré que se nos han cubierto directamente los gastos de publicidad (cartelería varia) y de gestión de actividades (gastos derivados de traer a ponentes, que tienen su caché y sus dietas) y materiales varios que fueron necesarios para el desarrollo de las actividades, así como se nos facilitaron diversos locales públicos para llevar a cabo tanto las ponencias como los entrenamientos y competiciones. Es más, chupamos tanto del bote, que incluso pusimos del bolsillo para tener un detalle con los participantes y que se pudieran llevar un souvenir de su participación en la ciudad amurallada.

Conclusión final: Como conclusión final, os expondré que desde la experiencia personal, me ha funcionado mucho mejor trabajar por proyectos concretos, con líneas rojas claras, y asumiendo desde esas líneas que puedes llegar a hacerlos o que te los rechacen de plano. Que pueden quedarse contentos o no volver a llamarte nunca. Creer firmemente en el producto que estás ofreciendo, hasta las últimas consecuencias, antes de intentar encajar en los criterios de la institución u organización que disponga de los medios que a ti te faltan. En algunos sitios no han querido mis actividades o ideas, en otros han dejado de contar con nosotros, pero también está la otra cara de la moneda, sitios donde llaman para conocer nuestras ideas para el próximo año, o que repiten sin tan siquiera preguntarnos que vamos a hacer, por que confían en nuestro trabajo.

No siempre va a salir bien, o simplemente a salir, pero desde hace unos cuantos años, creo firmemente (y la experiencia me está dando la razón en este sentido), que si la gente realmente le gusta lo que haces, lo demandará, y si no lo demanda, es que no deberías estar haciendo ese producto. No tiene mucho sentido que si no te demandan algo, lo adaptes para que lo demanden, por que eso nos dejaría una pregunta de difícil respuesta, que creo que debería ser clave en todos aquellos que trabajamos por nuestros proyectos culturales/deportivos : ¿por qué lo estás haciendo?. 

La semana del deporte ha salido bien, me deja buenas sensaciones. Pero podría haber salido mejor, y saldrá mejor en el futuro.